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文件资料和档案管理

文章来源：编辑：发布日期：2022-06-21 点击数：次

2.8文件资料和档案管理

2.8.1总则

为加强档案工作，做好档案的收集和管理，有效地保护和利用档案，更好地为各项相关工作服务，为社会服务，根据《中华人民共和国档案法》和教育部、国家档案局第27号令《高等学校档案管理办法》等法律、法规，结合实际，制订本办法。

档案是指建校以来校内各单位及个人在从事招生、教学、科研、管理等活动中逐渐形成的具有价值意义的各种文字、图表、声像、实物等不同形式、不同载体的历史记录。

高校档案工作是办好学校的重要基础工作之一，是学校教学、科研和行政管理工作的重要组成部分，是维护学校历史真实面貌的重要事业，是学校规范化建设的重要体现，学校应将档案工作纳入学校整体发展规划，在人员、库房、经费、设备等方面给予保证。

学校档案工作由档案馆集中组织开展，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于开发利用。

2.8.2应归档材料的归档、移交和接收工作

建立、健全和不断完善档案工作制度，校内各单位将档案工作纳入行政管理人员职责范围，做到每项重要的行政管理工作完成后，都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。任何单位和个人不得将文件和应该归档的材料以任何借口不交或据为己有。

校内各单位应做到各项工作与档案工作实行“四同步”管理，即布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收档案工作。

学校对各项科研成果的鉴定、验收，须对应归档文件材料加以审查，没有完整、准确、系统的文件材料的项目，不予验收，不予上报成果。

档案部门按照文件材料的形成实行单位立卷。由立卷人按文件材料的自然形成规律，加以系统整理，进行编排页号，填写卷内目录，交本部门档案工作人员检查，装订后向档案部门移交，档案部门应派人指导立卷工作，各部门须分工明确，协同配合。

如学校有临时机构参与行政管理工作而形成的材料，应在机构撤销前做好整理工作，移交档案馆保存，任何人不得带入其他单位。

2.8.2.1案卷质量要求

每年年底至寒假放假前，校内各单位应将本年度的收文、发文与收文登记、发文登记进行核对，然后将全部文件材料按应归档范围进行清理、分类、鉴定（剔除无需归档的文件材料）。在确定文件材料齐全、完整、准确的前提下开始排序、立卷。

案卷质量遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的保存价值，便于保管和利用，具体应做到下述几点：

归档的每份文件材料的页数均应完整无缺，并剔除重复文件。同一内容的文件材料数量多时可分别组成若干卷，每卷不超过200页。对问题单一、文件材料较少的案卷资料按不同内容组成薄卷。

归档的文件材料中，应当将每份文件的正件与附件、印件与定稿、转发文件与原件和多种文字形成的同一文件，按上述形式立在一起，不得分开。应归档的插图、照片、表册应合并到文件材料中去，做到合一立卷。

不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复放到回复文件同年立卷；跨年度的规划、计划放在主题对应的第一年立卷；跨年度的总结、报告放在主题对应的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷；按学年处理的文件材料归入具体的年度立卷。科研成果、仪器设备的文件材料按项目立卷，一项一卷或若干卷。

卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依据形成时间的顺序排列在一起，即批复、批示在前，请示、报告在后；正件在前、附件在后；印件（正本）在前、定稿在后；转发文件在前、被转发文件在后；重要的法规性文的历次文稿依次倒序排列在定稿之后，其他文件材料依其形成规律或特点按有关规定排列。

科研全过程形成的文件、材料，应按科研准备、研究实验至课题鉴定及成果申报、奖励、推广应用依次排序，进行系统整理，将最能反映课题概况的科研文件材料，如开题文件、论文、专著、鉴定材料、成果申报与获奖材料，科研投资与经费核算材料等材料，排放在研究课题全部案卷之首，其余科研文件材料按科研阶段依上述顺序立卷。

卷内文件材料应按顺序排列，在有文字或图表的页面上依次编写页号和件号，装订的案卷应统一在每页文字材料的正面右下角和背面左下角填号或打盖页（印）号。

永久、定期（分10年、30年）保存的案卷必须按规定格式填写卷内目录，对文件材料题名（文件标题）不要随意更改和简化。没有题名应拟题名；有的虽有题名而无实质内容，应重新拟写题名，加“[]”号。没有责任者（文件作者）及年、月、日的文件材料要考证清楚，将作者名称和年、月、日填入有关项内，在表示年、月、日数的右下角加“、”号。会议记录应填写每次会议的时间和主要内容。填写卷内目录字迹要工整，卷内文件目录应放在卷首。

声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和经办责任者。校报、各类简报按期号排列立卷。会议文件按会议名称、届次立卷。

每个案卷必须按规定的格式填写（打印）卷内目录；卷内文件材料情况说明（指卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等），应填在备考表内。若无说明，也应将立卷人、检查人姓名、时间写上。检查人应是立卷单位的负责人。备考表应置卷尾。立卷人、检查人应签名且不能为一人。

案卷封皮，应逐项按规定填写清楚；案卷题名要简明扼要，能确切反映卷内文件、材料内容，一般包括责任者、问题和文种。体式应一致，文字简练，确切揭示卷内文件材料内容，并用签字笔、钢笔（碳素墨水）书写或按格式打印。字迹要工整、清晰，字数不超过50字，责任者不得乱用简称。

卷内文件、材料要去掉金属物，整理案卷大小以A4为准。太大的文件表格要留出装订线，并折叠成手风琴式；太小的文件材料要用白纸裱糊成A4大小。托裱破损文件，字迹稍模糊的应复制与原件放在一起。装订用三孔一线，不装订的案卷，应按标准用细线逐件装订。

2.8.2.2归档时间

校内各单位（除教学业务档案外）于每年六月底前将本单位在上一年工作中已经办理完毕的各种文件材料向院档案部门移交。

教学业务档案按学生培养周期（从入学到毕业）结束的当年寒假前一次性归档。

科研类、设备、成套性档案在项目完成通过鉴定验收后（包括中断、停止）两个月内向档案部门归档。

声像类档案，在声像制作，如照片、光碟、录音、录像完成后三个月整理好，每件附加文字说明（内容、时间、地点、人物和制作者），每张照片附上底片，登记造册后向档案部门移交。

2.8.2.3归档要求

归档材料由归档部门按要求整理好，交档案部门审查后，由部门负责立卷，凡归档文件材料不完整，不齐全，档案部门有权拒绝签收，并限期改正补交。

移交文件材料、档案，应填写移交单，一式两份，归档部门和档案部门各存一份。

2.8.3档案管理

档案部门要对档案进行分类、编号和排列。以行政综合类档案为例：XZ11-2017（文件产生年）-1（内页编号1-200页为1卷，以此类推）。（具体分类方法参见附件一）

档案部门对保管期限已满的档案应交给学校档案鉴定小组进行鉴定。对失去保存价值的档案，征得分管领导或原移交部门领导的同意，并造册报经校领导批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

做好档案的收进、移出、全宗卷和案卷数量、档案的利用等情况的统计，并按有关规定，向上级有关部门报送档案工作基本情况统计报表。

加强对档案的保护，对已破损和字迹褪色的档案，应及时修复或复制。

定期检查档案的保管情况，遇有特殊情况，应立即向校领导报告，及时处理。

2.8.3.1档案利用、借阅办法

本院工作人员因工作需要查阅自己所在单位或其他单位形成的档案时，须经所在单位和其对应单位的负责人同意（通知档案室工作人员的方式可以是电话或网络等），方可到档案室查阅；查阅校党委会议、校长办公会议记录等，须经党办或校办主任批准；查阅上级文件等未经公开的档案，须经校领导批准。

校外人员需利用本校非密级档案，须持自己工作单位介绍信或个人有效证件，先经主管领导或校级领导批准，再按规定办理查阅手续。

电话查询档案，只限咨询一般问题，凡要求将查档结果寄往查询单位的，必须凭有效证件照片及网络支付相应费用后，经档案工作领导同意方可办理。

利用档案须认真填写《查档登记表》和《借阅登记表》，档案原则上在室内阅览，如因工作需要借出，须经档案管理直属领导同意，办理借阅手续，每次借出档案不超过5卷，借期不超过10天。如延长借阅时间，则需要另办理借阅手续，逾期不归还者，应酌情罚款，保密档案一律不对外借出。

档案利用者应爱护档案，要对档案的保密，安全，完整负责，不得随意增删、涂改、抽页、调换、撕毁、转借，不得擅自公开档案内容，更不能丢失，如发现上述情况，按《档案法》有关条款处理。

复印非保密性档案由档案室统一办理，收取一定工本费，凡需复制或摘抄保密档案，须经档案管理直属领导批准。

校外人员和校内人员非工作原因利用本校非密级档案，须经档案管理直属领导同意。

查、借阅学生档案，查、借阅单位应该征求主管领导或校级领导批准方可到档案室查、借阅。借阅完毕后，须进行登记。原则上，学生档案一般不外借。如遇特殊情况确需借阅的，借阅不得超过7天。若需延长使用时间，应及时办理续借手续。

凡在查阅本校毕业生档案按照实际情况有关规定，根据不同服务性质考虑是否收取查询费。凡毕业（含肄业）的学生持有关证书证明的，可查阅或办理本人在校期间学习成绩档案和证明，并按规定收取适当费用，需提供外语翻译等劳务性服务或办理出国留学手续等相关证明的根据规定收取一定的费用。

2.8.3.2档案鉴定、销毁办法

学校档案应根据《高等学校档案工作规范》，结合国家有关保管期限原则规定，对已满期的档案进行鉴定。

学校档案鉴定先由档案管理部门提出建议，由档案鉴定小组负责具体的鉴定工作。

鉴定小组由档案人员和档案立卷单位的有关业务人员以及有关分管领导3-5人组成。

鉴定完毕后，写出鉴定报告，提出处理意见，鉴定小组成员须在鉴定报告上签字，经有关业务部门负责签字，保管业务直属领导审批，研定是否继续保存或销毁。

凡经主管校长审批统一销毁的档案，由销毁小组负责销毁。销毁小组由校档案管理人员和有关业务部门人员组成。销毁档案应该登记造册，与鉴定报告一并由档案室永久保存，需销毁的材料，就送指定地点，派人监销，监销人员应在清册上签字。

2.8.3.3档案室安全保密守则

档案工作人员要严守党和国家机密，认真执行安全保密法规制度和纪律，确保档案材料安全，杜绝泄密、失密现象。

非本校工作人员，严禁进入库房。本校工作人员因工作需要，须由相应的档案保管人员陪同，方可进入库房。

未经批准，任何人不得私自将档案带出档案部门，更不得随便复印，档案工作人员不得私自摘抄和向外传播档案内容。

档案接收、查借要认真办理登记手续，归还时要验收注销。经办人员调动要办好交接手续。

档案保管要实行“平战结合”。要特别注意对重点档案的保护，以便发生紧急情况时优先转移。

档案部门印章和库房钥匙应专人管理。

每天上下班均应对库房门、窗、电源等进行安全检查。注意做好节假日和假期安全保密检查工作，发现问题，及时处理。

需要销毁的档案材料，经过审批后，由两人以上共同监销。平时办公废纸、重复件，不能当垃圾随便倒掉，必须烧毁或碎纸机处理。

2.8.3.4档案室库房管理及消防制度

库房由专人管理，非经允许，其余人员不得随便进入库房。

档案工作人员要切实做好防火、防盗、防有害生物、防鼠、防尘、防潮、防高温、防光等工作，保持室内清洁。库房内严禁吸烟，严禁带入火种和放置易燃易爆物品。

库房平时要注意通风、避光，定期进行清洁卫生，记录好温湿度，放好干燥剂、杀虫剂。

工作人员离开室内时，认真检查库房、注意关窗锁门、关水、断电，节假日更要特别注意。

工作人员要熟悉消防器材性能及使用方法，做好保养工作。

一旦发生火警，要及时电告消防、保卫部门，并奋力扑救。

附件一

高校各类档案归档范围和保管期限表

一、党群类档案归档范围和保管期限表
DQ11 党务综合
序号	类目名称		保管期限
1	上级党组织有关党的建设文件材料（如文件是针对本校的，则永久保存）		30年
2	学校党代会材料：（1）大会计划、通知、工作报告、议程、决议、总结、记录、发言稿、领导讲话稿、照片、录音、录像、大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单；候选人登记表和情况介绍；大会选举办法，选举结果和上级批复等。（2）提案及办理情况；会议简报、会议情况、反映记录、小组会议记录等。（3）参考文件，工作人员名单，工作证、代表证、列席证、选票式样。		永久
3	学校党委会、常委会、党委扩大会、书记、校长碰头会、校党委（总支）书记会、党委中心组会议记录、纪要、决议及会议讨论的文件		永久
4	党委工作计划、报告（包括调查报告）、总结（包括经验总结）		永久
5	党委发布的决定、办法、指示、批转、通报和通知		永久
6	以党委名义召开的工作会议材料		永久
7	学校党委和上级党委调研、检查、巡视学校工作形成的文件材料		永久
8	党委负责同志在校内的重要讲话稿和参加上级召开会议发言稿		永久
9	党委工作简报等		永久
10	党委大事记		永久
11	党群系统启用印章的文件和印模		永久
12	党群系统重要统计材料		永久
13	党委保密、秘书工作的有关文件		30年
14	党委与有关机关联系、协商工作的来往文件		30年
15	学校党委、总支工作计划、总结、报告、请示与批复、经验介绍、调查材料、统计报表、会议记录等材料		30年
16	学校党委、总支建党工作和有关材料		30年
17	学校党委、总支的表彰奖励及有关材料		30年
DQ12 纪检、监察
1	上级关于纪检、监察工作的文件		30年
2	纪委、监察工作规章制度		30年
3	纪委、监察工作计划、报告、总结、调查材料和重要统计		永久
4	纪委、监察会议记录		30年
5	违纪、违法案件处理、复查材料		30年
DQ13 组织
1	上级关于组织工作的指示、决定、通知、简报		30年
2	学校组织工作计划、总结、决定、报告、调研材料		永久
3	组织机构设置、变动的报告、决定、批复、通知		永久
4	落实政策的有关材料		30年
5	表彰先进的材料		30年
6	组织工作统计材料		永久
7	党费收缴、开支情况统计、凭证		永久
8	干部任免、调动、退休的报告、决定、批复、通知等（包括上级批准的，要附呈报表）		永久
9	干部名册		永久
10	学校党委、总支、支部改选报告、审批材料		30年
11	学校党委、总支、支部委员、党员名册		30年
12	吸收新党员、预备党员转正或取消资格、党员退党的文件材料和名册		30年
13	党校材料		30年
DQ14 宣传教育
1	上级关于宣传工作的文件		30年
2	宣传工作的计划、决定、报告、通知和总结		永久
3	教职工政治思想工作动态及调查材料		30年
4	理论学习的决定、通知、计划、总结		30年
5	反映学校重大活动、重要人物的剪报、照片、材料		永久
6	上级有关学生思想政治工作的文件		30年
7	学校有关学生思想政治工作的决定、通知、条例		永久
8	学生思想政治工作典型调查材料和统计		30年
9	学生工作部工作计划、报告、总结		永久
10	关于学生政治工作队伍的选拔、管理文件		30年
11	各院（系、部）学生政治工作人员名单		30年
DQ16 工会
1	上级有关工会工作的文件		30年
2	工会工作计划、报告、决定、总结、统计材料		永久
3	会员代表大会的有关文件（通知、名单、报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言等材料）		30年
4	表彰工会先进集体、个人的材料		30年
5	处分会员的有关材料		30年
6	工会会议记录、纪要		30年
7	教职工代表大会材料		30年
8	基层工会干部、会员名册		30年
9	妇女工作		30年
10	家属工作材料		30年
DQ17 团委
1	上级关于团的工作文件		30年
2	学校团代会文件（通知、名单、报告、决议、选举结果、讲话、大会发言和大会通过的文件）		永久
3	学校学生代表大会文件（通知、名单、报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和文件）		永久
4	团委工作计划、报告、总结和规章制度、统计材料		永久
5	团委工作典型的材料		30年
6	表彰和奖励先进团支部、优秀团员的材料		30年
7	处分团员的材料及复查材料		30年
8	入团、离团的材料及名册		30年
9	团干部、团员名册		30年
10	团委会议记录、纪要、简报等材料		30年
11	学生会文件、材料		30年
12	学校学生组织参与的各种学会、社团的材料		30年
13	各分团委的有关材料		30年
14	团委牵头进行的重大活动的有关材料、照片		30年
15	社会活动、勤工俭学、社会实践的有关材料、照片		30年
二、行政类档案归档范围和保管期限表
XZ11 行政综合
1	上级有关高校行政管理的综合性文件	30年
2	全恔性的规章制度	永久
3	学恔年度、学期工作计划、报告、总结	永久
4	校长办公会、校长书记碰头会议记录、纪要	永久
5	校务委员会委员名单、会议记录、纪要	永久
6	全校性的工作会议、座谈会文件	30年
7	校领导在会上的重要讲话和参加校外会议发言稿	30年
8	学校教育事业规划、计划及上级批复	永久
9	学校评估材料	永久
10	学校向上级的请示及其批复	永久或30年
11	学校各单位的请示及学校的批复（分类立卷）	30年
12	有关全校性工作的调查材料和经验总结	永久
13	学年报表及综合统计	永久
14	启用印章的文件及印模	永久
15	学校历史沿革、情况介绍	永久
16	学校大事记、简报、信息、动态等	永久
17	校史工作材料	永久
18	校友工作材料	30年
19	校庆工作材料	30年
20	群众来信来访文件材料	30年
21	普选工作材料	10年
22	上级有关与学校的来文	30年
23	校、处、院（系、部）会议记录、纪要、简报	30年
24	校、处、院（系、部）工作计划、总结、报告	30年
25	校、处、院（系、部）开展各种学术活动的文件	30年
26	校、处、院（系、部）与国内单位协作的材料	30年
27	校、处、院（系、部）统计年报及重要资料	30年
XZ12 人事
1	上级机关有关人事工作的文件		30年
2	学校人事工作的规章制度		30年
3	人事工作计划、报告总结、调查材料、会议记录		永久
4	关于机构、编制规划、计划报告及上级批复		永久
5	关于恔内机构设置、变化的文件材料		永久
6	人事处权限内的干部任免文件及名册		永久
7	表彰和奖励先进集体、先进教职工的材料		30年
8	处分教职工的材料和复查、撤销处分的材料		30年
9	教职工动态月报		30年
10	师资培养、管理工作计划、规定、总结		永久
11	教师进修计划、安排、总结		30年
12	教师工作量的规定及执行情况		30年
13	教师业务考核材料		30年
14	人事统计报表		永久
15	教职工名册（分单位的总册、分类名册）登记表		永久
16	院（系、部）、教研室、研究室正副主任名册		30年
17	教职工评定、聘任专业技术职称材料及上级批复（按类立卷，要求附审批表）		30年
18	教职工工资调整材料、名册		30年
19	教职工转正定级材料		30年
20	教职工校内调动材料		30年
21	教职工的聘用、调入的有关材料（包括转移行政、工资关系介绍信）		30年
22	教职工调出的有关材料（包括转移行政、工资关系介绍信存根）		30年
23	教职工援外和支援边远地区材料		10年
24	教职工退职、离职和出国的有关材料		30年
25	教职工退休及有关荣誉证书授予工作的材料		30年
26	教职工退休后重新工作的材料		30年
27	教职工福利工作		30年
28	教职工作商调函件		30年
29	使用外聘员工有关材料		30年
30	人民来信来访材料		30年
31	职工社保、医保方面的文件、材料、报表等		30年
XZ13 审计
1	上级有关审计工作的文件		30年
2	本校审计工作方面的规章制度		30年
3	审计工作计划、总结、调查报告		30年
4	审计工作统计年报及重要报表		30年
XZ14 保卫
1	上级有关公安保卫工作的文件		30年
2	学校保卫工作方面的规章制度		30年
3	学校保卫工作计划、总结、报告、调查材料、统计报表		永久
4	学校师生员工案件的侦察、调查、处分结论材料及上级的批复、判决书		30年
5	学校师生员工案件的平反、复查处理结论及上级的批复		30年
6	要害部门的公安保卫、消防工作		30年
7	保卫工作简报		30年
8	学校保卫部职责范围内的规章制度		30年
9	保卫部工作计划、总结、调查报告		30年
10	保卫部工作统计年报及重要报表		30年
11	复员、转业、退伍军人、军烈属名册和登记表（卡）		30年
12	人口普查、户口工作的文件材料		30年
XZ1 5 后勤
1	上级有关后勤工作的文件		10年
2	学校后勤集团及各中心、公司、医院规章制度		30年
3	学校后勤工作计划、报告、调查材料		30年
4	房屋管理、调配使用、转移等的规定、总结		30年
5	防震、防汛、三废治理工作的文件材料		30年
6	师生员工健康状况调查材料及统计表		永久
7	学校计划生育工作文件及领取独生子女证名册		30年
8	车辆工作的有关文件材料		10年
9	伙食工作的有关材料		10年
10	校园绿化工作的有关材料		10年
XZ16 档案、图书
1	上级有关图书、情报、博物工作的文件		30年
2	档案、图书工作规章制度		30年
3	档案、图书工作计划、报告、总结、请示与批复、会议纪要记录		30年
4	档案、图书概况、发展规划、藏品目录、统计及统计年报		永久
5	档案、图书与校外交流的有关材料		30年
6	购书清册、图书报废注销清册
7	图书馆与校外单位签订的有关合同协议
6	档案室指南		永久
三、教学类档案归档范围和保管期限表
JX11 综合
1	上级下达的有关教学工作的文件材料		30年
2	教学改革、培养目标、培养规格、学制等各方面的指示、规定、办法		永久
3	学校规划、实施计划、有关教学的规章制度、会议记录、调研报告、简报、总结		永久
4	教学检查、评估和各级优秀教学质量评奖材料		30年
5	非学历教育的培训班、进修班材料		30年
6	统计报表		永久
7	学生运动会材料		30年
JX12 学科与实验室建设
1	上级有关学科、专业设置及实验室建设的文件材料		30年
2	学科、专业、实验室论证、评估、申报、审批材料		永久
3	重点学科、专业、实验室建设材料		永久
4	学科、专业、实验室建设计划、简报、总结材料		30年
5	学科、专业、实验室建设统计报表		永久
JX13 招生
1	上级有关招生工作的文件材料		30年
2	招生计划、规定、生源计划		30年
3	新生录取材料及新生录取名册		30年
4	招生宣传（简章）、招生工作总结		10年
JX14 学籍管理
1	新生入学登记表		永久
2	学生学籍卡片		永久
3	学生成绩总册		永久
4	在校学生名册		永久
5	学生学籍变更材料（升级、留级、休学、复学、转学、退学）		30年
6	学生奖励材料（奖学金、优秀学生、先进班级）		30年
JX15 课堂教学与教学实践
1	各专业教学计划、教学大纲		永久
2	课程建设要求及安排、校历表、课表		30年
3	各系、科、专业课程试题库		30年
4	典型教案、重要备课记录		30年
5	教学实习、生产实习计划、总结及有关材料		10年
6	社会调查、社会实践计划、总结及有关材料		10年
JX16 学位
1	上级有关学位工作文件材料		30年
2	学校学位评定条例、办法及计划、总结		30年
3	学位委员会会议记录、决定		30年
4	学位委员会授予各层次学位清册		永久
5	本科生、研究生优秀学士、硕士、博士学位论文		30年
JX17 毕业生
1	上级有关毕业分配的文件材料		30年
2	毕业生工作计划、简报、总结		30年
3	毕业生供需统计、计划、合同		30年
4	毕业生正式就业方案及调配派遣名册		永久
5	毕业证、派遣证存根领取签收册		30年
6	毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料		30年
7	毕业生名册（应记载学生基本情况、毕业证编号、学位证编号）		永久
JX18 教材
1	自编、主编教材		30年
2	各院（系、部）各专业使用教材目录		30年
3	自编、主编教学指导书、实习指导书和习题集		30年
4	其他有保存价值的自编参考资料		10年
附录：存院（系、部）教学类档案
1	本科生、研究生毕业论文及评审意见（可以放在学校图书馆档案室专门提供的库房）		30年
2	课堂教学材料、课程进度表		10年
3	教师任课安排、教案		30年
4	优秀实习报告		10年
5	本专业教学检查、调查材料及总结		10年
6	教师工作量核算、登记材料		10年
四、科学研究类档案归档范围和保管期限表
KY11 综合
1	科研行政管理文件材料		30年
2	科研计划管理文件材料		30年
3	科研成果管理文件材料		30年
4	科研经费管理文件材料		30年
5	申报科学基金及有关批复		30年
6	学会工作（学术活动）材料		10年
KY12—1 科研准备阶段
1	开题报告与课题调研论证材料		30年
2	任务书、合同、协议书		永久
3	课题研究计划、设计		30年
4	计划执行情况、计划调整或撤销报告		10年
5	课题投资和预决算材料		10年
KY12—2 研究实验阶段
1	实验、测试、观测、调查、考察的各种原始记录（含关键配方、工艺流程及综合分析材料）		永久
2	数据处理材料，包括计算机处理材料（如程序设计说明、框图、计算结果）		永久
3	设计的文字说明和图纸（底图、蓝图、机械设计图、电子线路图等）		永久
4	研究工作阶段小结、年度报告		30年
5	配套的照片、底片、录音带、录像带、幻灯片、影片拷贝等		永久
6	样品、标本等实物的目录		永久
KY12—3 总结鉴定阶段
1	研究报告、研制报告		永久
2	论文专著		永久
3	工艺技术报告		永久
4	技术诀窍报告		永久
5	专家评审意见		永久
6	鉴定会材料（鉴定代表名单、会议记录、鉴定意见）		30年
7	鉴定证书		永久
8	推广应用意见		30年
9	课题工作总结		30年
KY12—4 申报奖励阶段
1	科研成果登记表		永久
2	科研成果报告表		永久
3	科研成果奖励申报与审批材料		永久
4	科研成果获奖材料（奖状、奖章、证书）原件或影印件		永久
5	专利申请书或证书原件或影印件		永久
KY12—5 推广应用阶段
1	转让合同、协议书		永久
2	生产定型鉴定材料		永久
3	成果被引用或投产后反馈意见		10年
4	推广应用方案及实施情况		30年
5	扩大试生产的设计文件、工艺文件		30年
6	成果宣传报道材料		10年
7	对外学术交流材料		30年
4	得奖材料、专利材料		30年
5	论文、专著		30年
五、外事类档案归档范围和保管期限表
WS11 综合
1	上级关于外事工作的文件材料		30年
2	学校外事工作规章制度、计划、总结、简报等		30年
3	外事工作统计报表		永久
4	外事工作会议材料		30年
WS12 出国（境）
1	上级对出国（境）人员的有关文件材料		30年
2	国际学术会议论文		30年
3	投寄国外的学术论文		30年
4	出国（境）人员考察、访问材料		30年
5	出国（境）讲学、研究人员有关材料		30年
6	出国（境）进修、留学取得学位及研究成果论文和各类证书（影印件）		永久
7	国际比赛、竞赛		30年
WS13 来校
1	上级邀请、聘请外籍人士的计划、批复和来往函件		30年
2	外国党政官员、各界人士来校参观访问的文件材料		30年
3	外籍教师、专家、学者及友好人士来校讲学的讲稿、教材等材料		永久
4	来校进修、短期培训研究的外籍人士有关材料		30年
5	国际比赛、竞赛		30年
WS14 国际合作与会议
1	中外合作校际交流协议、合同、项目纪要材料、备忘录		永久
2	学校完成的国际合作项目、成果等材料		永久
3	合作项目中国外单位完成项目、成果等材料		30年
4	授予外籍人员名誉称号的材料		永久
5	双方互赠的礼品、纪念品		30年
6	国际会议的有关材料		30年
六、出版类档案归档范围和保管期限表
CB11 综合管理
1	上级有关编辑出版工作的文件		30年
2	上级召开的编辑出版工作会议文件		10年
3	学校编辑出版工作规划、计划、报告、总结、简报和重要会议记录		永久
4	学校编辑出版工作规章制度、统计报表		永久
5	编辑出版部门管理形成的文件材料		10年
CB12～15 出版物项目
1	编辑出版合同、协议书		30年
2	出版请示和批复		30年
3	原稿（含照片、手迹原件）或复制件（退还作者应有原稿签收单）		30年
4	各级审稿单或历次审稿意见与作者的来往信件		30年
5	封面设计图样		10年
6	出版通知单、书刊、音像出版物样品		永久
7	出版发行记录，发稿后的变动情况，稿酬、版税通知单		10年
8	获奖或受查处情况的文件材料		30年
9	有参考价值的读者来信、重要评论		10年
10	再版修改意见		10年
七、仪器设备类档案归档范围和保管期限表
SB11 综合
1	上级有关仪器、设备的政策、业务管理工作文件		30年
2	学校仪器、设备管理的规章制度		30年
3	设备工作计划、报告、总结、调查材料		30年
4	学校仪器、设备购置计划、报告及经费分配方案		30年
5	学校仪器、设备移交清册及设备仪器报废、调拨报告和批复		30年
6	学校有关仪器、设备业务工作的综合性统计材料		30年
SB12 仪器设备项目
1	申购报告、计划、论证报告（论证会文件、记录等）		30年
2	上级或主管领导批复和准购批示		30年
3	定购合同（复印件）和会谈纪要、记录等		30年
4	进口设备过程中有关的技术商务文件		30年
5	开箱记录及装箱单		30年
6	安装、调试记录和双方签字移交文件、保修单		30年
7	验收报告及文件材料		30年
8	索赔来往函件及结果文件		30年
9	设备说明书及全套随机文件材料		与设备共存
10	使用、检修、故障事故记录（设备履历书）		与设备共存
11	重大事故的调查分析及处理意见		与设备共存
12	技术改造和开发过程中形成的技术文件材料		与设备共存

2.8文件资料和档案管理

2.8.1总则

学校档案工作由档案馆集中组织开展，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于开发利用。

2.8.2应归档材料的归档、移交和接收工作

校内各单位应做到各项工作与档案工作实行“四同步”管理，即布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收档案工作。

学校对各项科研成果的鉴定、验收，须对应归档文件材料加以审查，没有完整、准确、系统的文件材料的项目，不予验收，不予上报成果。

如学校有临时机构参与行政管理工作而形成的材料，应在机构撤销前做好整理工作，移交档案馆保存，任何人不得带入其他单位。

2.8.2.1案卷质量要求

案卷质量遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的保存价值，便于保管和利用，具体应做到下述几点：

声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和经办责任者。校报、各类简报按期号排列立卷。会议文件按会议名称、届次立卷。

2.8.2.2归档时间

校内各单位（除教学业务档案外）于每年六月底前将本单位在上一年工作中已经办理完毕的各种文件材料向院档案部门移交。

教学业务档案按学生培养周期（从入学到毕业）结束的当年寒假前一次性归档。

科研类、设备、成套性档案在项目完成通过鉴定验收后（包括中断、停止）两个月内向档案部门归档。

2.8.2.3归档要求

移交文件材料、档案，应填写移交单，一式两份，归档部门和档案部门各存一份。

2.8.3档案管理

做好档案的收进、移出、全宗卷和案卷数量、档案的利用等情况的统计，并按有关规定，向上级有关部门报送档案工作基本情况统计报表。

加强对档案的保护，对已破损和字迹褪色的档案，应及时修复或复制。

定期检查档案的保管情况，遇有特殊情况，应立即向校领导报告，及时处理。

2.8.3.1档案利用、借阅办法

校外人员需利用本校非密级档案，须持自己工作单位介绍信或个人有效证件，先经主管领导或校级领导批准，再按规定办理查阅手续。

电话查询档案，只限咨询一般问题，凡要求将查档结果寄往查询单位的，必须凭有效证件照片及网络支付相应费用后，经档案工作领导同意方可办理。

复印非保密性档案由档案室统一办理，收取一定工本费，凡需复制或摘抄保密档案，须经档案管理直属领导批准。

校外人员和校内人员非工作原因利用本校非密级档案，须经档案管理直属领导同意。

2.8.3.2档案鉴定、销毁办法

学校档案应根据《高等学校档案工作规范》，结合国家有关保管期限原则规定，对已满期的档案进行鉴定。

学校档案鉴定先由档案管理部门提出建议，由档案鉴定小组负责具体的鉴定工作。

鉴定小组由档案人员和档案立卷单位的有关业务人员以及有关分管领导3-5人组成。

2.8.3.3档案室安全保密守则

档案工作人员要严守党和国家机密，认真执行安全保密法规制度和纪律，确保档案材料安全，杜绝泄密、失密现象。

非本校工作人员，严禁进入库房。本校工作人员因工作需要，须由相应的档案保管人员陪同，方可进入库房。

未经批准，任何人不得私自将档案带出档案部门，更不得随便复印，档案工作人员不得私自摘抄和向外传播档案内容。

档案接收、查借要认真办理登记手续，归还时要验收注销。经办人员调动要办好交接手续。

档案保管要实行“平战结合”。要特别注意对重点档案的保护，以便发生紧急情况时优先转移。

档案部门印章和库房钥匙应专人管理。

每天上下班均应对库房门、窗、电源等进行安全检查。注意做好节假日和假期安全保密检查工作，发现问题，及时处理。

需要销毁的档案材料，经过审批后，由两人以上共同监销。平时办公废纸、重复件，不能当垃圾随便倒掉，必须烧毁或碎纸机处理。

2.8.3.4档案室库房管理及消防制度

库房由专人管理，非经允许，其余人员不得随便进入库房。

库房平时要注意通风、避光，定期进行清洁卫生，记录好温湿度，放好干燥剂、杀虫剂。

工作人员离开室内时，认真检查库房、注意关窗锁门、关水、断电，节假日更要特别注意。

工作人员要熟悉消防器材性能及使用方法，做好保养工作。

一旦发生火警，要及时电告消防、保卫部门，并奋力扑救。

附件一

高校各类档案归档范围和保管期限表

一、党群类档案归档范围和保管期限表
DQ11 党务综合
序号	类目名称		保管期限
1	上级党组织有关党的建设文件材料（如文件是针对本校的，则永久保存）		30年
2	学校党代会材料：（1）大会计划、通知、工作报告、议程、决议、总结、记录、发言稿、领导讲话稿、照片、录音、录像、大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单；候选人登记表和情况介绍；大会选举办法，选举结果和上级批复等。（2）提案及办理情况；会议简报、会议情况、反映记录、小组会议记录等。（3）参考文件，工作人员名单，工作证、代表证、列席证、选票式样。		永久
3	学校党委会、常委会、党委扩大会、书记、校长碰头会、校党委（总支）书记会、党委中心组会议记录、纪要、决议及会议讨论的文件		永久
4	党委工作计划、报告（包括调查报告）、总结（包括经验总结）		永久
5	党委发布的决定、办法、指示、批转、通报和通知		永久
6	以党委名义召开的工作会议材料		永久
7	学校党委和上级党委调研、检查、巡视学校工作形成的文件材料		永久
8	党委负责同志在校内的重要讲话稿和参加上级召开会议发言稿		永久
9	党委工作简报等		永久
10	党委大事记		永久
11	党群系统启用印章的文件和印模		永久
12	党群系统重要统计材料		永久
13	党委保密、秘书工作的有关文件		30年
14	党委与有关机关联系、协商工作的来往文件		30年
15	学校党委、总支工作计划、总结、报告、请示与批复、经验介绍、调查材料、统计报表、会议记录等材料		30年
16	学校党委、总支建党工作和有关材料		30年
17	学校党委、总支的表彰奖励及有关材料		30年
DQ12 纪检、监察
1	上级关于纪检、监察工作的文件		30年
2	纪委、监察工作规章制度		30年
3	纪委、监察工作计划、报告、总结、调查材料和重要统计		永久
4	纪委、监察会议记录		30年
5	违纪、违法案件处理、复查材料		30年
DQ13 组织
1	上级关于组织工作的指示、决定、通知、简报		30年
2	学校组织工作计划、总结、决定、报告、调研材料		永久
3	组织机构设置、变动的报告、决定、批复、通知		永久
4	落实政策的有关材料		30年
5	表彰先进的材料		30年
6	组织工作统计材料		永久
7	党费收缴、开支情况统计、凭证		永久
8	干部任免、调动、退休的报告、决定、批复、通知等（包括上级批准的，要附呈报表）		永久
9	干部名册		永久
10	学校党委、总支、支部改选报告、审批材料		30年
11	学校党委、总支、支部委员、党员名册		30年
12	吸收新党员、预备党员转正或取消资格、党员退党的文件材料和名册		30年
13	党校材料		30年
DQ14 宣传教育
1	上级关于宣传工作的文件		30年
2	宣传工作的计划、决定、报告、通知和总结		永久
3	教职工政治思想工作动态及调查材料		30年
4	理论学习的决定、通知、计划、总结		30年
5	反映学校重大活动、重要人物的剪报、照片、材料		永久
6	上级有关学生思想政治工作的文件		30年
7	学校有关学生思想政治工作的决定、通知、条例		永久
8	学生思想政治工作典型调查材料和统计		30年
9	学生工作部工作计划、报告、总结		永久
10	关于学生政治工作队伍的选拔、管理文件		30年
11	各院（系、部）学生政治工作人员名单		30年
DQ16 工会
1	上级有关工会工作的文件		30年
2	工会工作计划、报告、决定、总结、统计材料		永久
3	会员代表大会的有关文件（通知、名单、报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言等材料）		30年
4	表彰工会先进集体、个人的材料		30年
5	处分会员的有关材料		30年
6	工会会议记录、纪要		30年
7	教职工代表大会材料		30年
8	基层工会干部、会员名册		30年
9	妇女工作		30年
10	家属工作材料		30年
DQ17 团委
1	上级关于团的工作文件		30年
2	学校团代会文件（通知、名单、报告、决议、选举结果、讲话、大会发言和大会通过的文件）		永久
3	学校学生代表大会文件（通知、名单、报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和文件）		永久
4	团委工作计划、报告、总结和规章制度、统计材料		永久
5	团委工作典型的材料		30年
6	表彰和奖励先进团支部、优秀团员的材料		30年
7	处分团员的材料及复查材料		30年
8	入团、离团的材料及名册		30年
9	团干部、团员名册		30年
10	团委会议记录、纪要、简报等材料		30年
11	学生会文件、材料		30年
12	学校学生组织参与的各种学会、社团的材料		30年
13	各分团委的有关材料		30年
14	团委牵头进行的重大活动的有关材料、照片		30年
15	社会活动、勤工俭学、社会实践的有关材料、照片		30年
二、行政类档案归档范围和保管期限表
XZ11 行政综合
1	上级有关高校行政管理的综合性文件	30年
2	全恔性的规章制度	永久
3	学恔年度、学期工作计划、报告、总结	永久
4	校长办公会、校长书记碰头会议记录、纪要	永久
5	校务委员会委员名单、会议记录、纪要	永久
6	全校性的工作会议、座谈会文件	30年
7	校领导在会上的重要讲话和参加校外会议发言稿	30年
8	学校教育事业规划、计划及上级批复	永久
9	学校评估材料	永久
10	学校向上级的请示及其批复	永久或30年
11	学校各单位的请示及学校的批复（分类立卷）	30年
12	有关全校性工作的调查材料和经验总结	永久
13	学年报表及综合统计	永久
14	启用印章的文件及印模	永久
15	学校历史沿革、情况介绍	永久
16	学校大事记、简报、信息、动态等	永久
17	校史工作材料	永久
18	校友工作材料	30年
19	校庆工作材料	30年
20	群众来信来访文件材料	30年
21	普选工作材料	10年
22	上级有关与学校的来文	30年
23	校、处、院（系、部）会议记录、纪要、简报	30年
24	校、处、院（系、部）工作计划、总结、报告	30年
25	校、处、院（系、部）开展各种学术活动的文件	30年
26	校、处、院（系、部）与国内单位协作的材料	30年
27	校、处、院（系、部）统计年报及重要资料	30年
XZ12 人事
1	上级机关有关人事工作的文件		30年
2	学校人事工作的规章制度		30年
3	人事工作计划、报告总结、调查材料、会议记录		永久
4	关于机构、编制规划、计划报告及上级批复		永久
5	关于恔内机构设置、变化的文件材料		永久
6	人事处权限内的干部任免文件及名册		永久
7	表彰和奖励先进集体、先进教职工的材料		30年
8	处分教职工的材料和复查、撤销处分的材料		30年
9	教职工动态月报		30年
10	师资培养、管理工作计划、规定、总结		永久
11	教师进修计划、安排、总结		30年
12	教师工作量的规定及执行情况		30年
13	教师业务考核材料		30年
14	人事统计报表		永久
15	教职工名册（分单位的总册、分类名册）登记表		永久
16	院（系、部）、教研室、研究室正副主任名册		30年
17	教职工评定、聘任专业技术职称材料及上级批复（按类立卷，要求附审批表）		30年
18	教职工工资调整材料、名册		30年
19	教职工转正定级材料		30年
20	教职工校内调动材料		30年
21	教职工的聘用、调入的有关材料（包括转移行政、工资关系介绍信）		30年
22	教职工调出的有关材料（包括转移行政、工资关系介绍信存根）		30年
23	教职工援外和支援边远地区材料		10年
24	教职工退职、离职和出国的有关材料		30年
25	教职工退休及有关荣誉证书授予工作的材料		30年
26	教职工退休后重新工作的材料		30年
27	教职工福利工作		30年
28	教职工作商调函件		30年
29	使用外聘员工有关材料		30年
30	人民来信来访材料		30年
31	职工社保、医保方面的文件、材料、报表等		30年
XZ13 审计
1	上级有关审计工作的文件		30年
2	本校审计工作方面的规章制度		30年
3	审计工作计划、总结、调查报告		30年
4	审计工作统计年报及重要报表		30年
XZ14 保卫
1	上级有关公安保卫工作的文件		30年
2	学校保卫工作方面的规章制度		30年
3	学校保卫工作计划、总结、报告、调查材料、统计报表		永久
4	学校师生员工案件的侦察、调查、处分结论材料及上级的批复、判决书		30年
5	学校师生员工案件的平反、复查处理结论及上级的批复		30年
6	要害部门的公安保卫、消防工作		30年
7	保卫工作简报		30年
8	学校保卫部职责范围内的规章制度		30年
9	保卫部工作计划、总结、调查报告		30年
10	保卫部工作统计年报及重要报表		30年
11	复员、转业、退伍军人、军烈属名册和登记表（卡）		30年
12	人口普查、户口工作的文件材料		30年
XZ1 5 后勤
1	上级有关后勤工作的文件		10年
2	学校后勤集团及各中心、公司、医院规章制度		30年
3	学校后勤工作计划、报告、调查材料		30年
4	房屋管理、调配使用、转移等的规定、总结		30年
5	防震、防汛、三废治理工作的文件材料		30年
6	师生员工健康状况调查材料及统计表		永久
7	学校计划生育工作文件及领取独生子女证名册		30年
8	车辆工作的有关文件材料		10年
9	伙食工作的有关材料		10年
10	校园绿化工作的有关材料		10年
XZ16 档案、图书
1	上级有关图书、情报、博物工作的文件		30年
2	档案、图书工作规章制度		30年
3	档案、图书工作计划、报告、总结、请示与批复、会议纪要记录		30年
4	档案、图书概况、发展规划、藏品目录、统计及统计年报		永久
5	档案、图书与校外交流的有关材料		30年
6	购书清册、图书报废注销清册
7	图书馆与校外单位签订的有关合同协议
6	档案室指南		永久
三、教学类档案归档范围和保管期限表
JX11 综合
1	上级下达的有关教学工作的文件材料		30年
2	教学改革、培养目标、培养规格、学制等各方面的指示、规定、办法		永久
3	学校规划、实施计划、有关教学的规章制度、会议记录、调研报告、简报、总结		永久
4	教学检查、评估和各级优秀教学质量评奖材料		30年
5	非学历教育的培训班、进修班材料		30年
6	统计报表		永久
7	学生运动会材料		30年
JX12 学科与实验室建设
1	上级有关学科、专业设置及实验室建设的文件材料		30年
2	学科、专业、实验室论证、评估、申报、审批材料		永久
3	重点学科、专业、实验室建设材料		永久
4	学科、专业、实验室建设计划、简报、总结材料		30年
5	学科、专业、实验室建设统计报表		永久
JX13 招生
1	上级有关招生工作的文件材料		30年
2	招生计划、规定、生源计划		30年
3	新生录取材料及新生录取名册		30年
4	招生宣传（简章）、招生工作总结		10年
JX14 学籍管理
1	新生入学登记表		永久
2	学生学籍卡片		永久
3	学生成绩总册		永久
4	在校学生名册		永久
5	学生学籍变更材料（升级、留级、休学、复学、转学、退学）		30年
6	学生奖励材料（奖学金、优秀学生、先进班级）		30年
JX15 课堂教学与教学实践
1	各专业教学计划、教学大纲		永久
2	课程建设要求及安排、校历表、课表		30年
3	各系、科、专业课程试题库		30年
4	典型教案、重要备课记录		30年
5	教学实习、生产实习计划、总结及有关材料		10年
6	社会调查、社会实践计划、总结及有关材料		10年
JX16 学位
1	上级有关学位工作文件材料		30年
2	学校学位评定条例、办法及计划、总结		30年
3	学位委员会会议记录、决定		30年
4	学位委员会授予各层次学位清册		永久
5	本科生、研究生优秀学士、硕士、博士学位论文		30年
JX17 毕业生
1	上级有关毕业分配的文件材料		30年
2	毕业生工作计划、简报、总结		30年
3	毕业生供需统计、计划、合同		30年
4	毕业生正式就业方案及调配派遣名册		永久
5	毕业证、派遣证存根领取签收册		30年
6	毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料		30年
7	毕业生名册（应记载学生基本情况、毕业证编号、学位证编号）		永久
JX18 教材
1	自编、主编教材		30年
2	各院（系、部）各专业使用教材目录		30年
3	自编、主编教学指导书、实习指导书和习题集		30年
4	其他有保存价值的自编参考资料		10年
附录：存院（系、部）教学类档案
1	本科生、研究生毕业论文及评审意见（可以放在学校图书馆档案室专门提供的库房）		30年
2	课堂教学材料、课程进度表		10年
3	教师任课安排、教案		30年
4	优秀实习报告		10年
5	本专业教学检查、调查材料及总结		10年
6	教师工作量核算、登记材料		10年
四、科学研究类档案归档范围和保管期限表
KY11 综合
1	科研行政管理文件材料		30年
2	科研计划管理文件材料		30年
3	科研成果管理文件材料		30年
4	科研经费管理文件材料		30年
5	申报科学基金及有关批复		30年
6	学会工作（学术活动）材料		10年
KY12—1 科研准备阶段
1	开题报告与课题调研论证材料		30年
2	任务书、合同、协议书		永久
3	课题研究计划、设计		30年
4	计划执行情况、计划调整或撤销报告		10年
5	课题投资和预决算材料		10年
KY12—2 研究实验阶段
1	实验、测试、观测、调查、考察的各种原始记录（含关键配方、工艺流程及综合分析材料）		永久
2	数据处理材料，包括计算机处理材料（如程序设计说明、框图、计算结果）		永久
3	设计的文字说明和图纸（底图、蓝图、机械设计图、电子线路图等）		永久
4	研究工作阶段小结、年度报告		30年
5	配套的照片、底片、录音带、录像带、幻灯片、影片拷贝等		永久
6	样品、标本等实物的目录		永久
KY12—3 总结鉴定阶段
1	研究报告、研制报告		永久
2	论文专著		永久
3	工艺技术报告		永久
4	技术诀窍报告		永久
5	专家评审意见		永久
6	鉴定会材料（鉴定代表名单、会议记录、鉴定意见）		30年
7	鉴定证书		永久
8	推广应用意见		30年
9	课题工作总结		30年
KY12—4 申报奖励阶段
1	科研成果登记表		永久
2	科研成果报告表		永久
3	科研成果奖励申报与审批材料		永久
4	科研成果获奖材料（奖状、奖章、证书）原件或影印件		永久
5	专利申请书或证书原件或影印件		永久
KY12—5 推广应用阶段
1	转让合同、协议书		永久
2	生产定型鉴定材料		永久
3	成果被引用或投产后反馈意见		10年
4	推广应用方案及实施情况		30年
5	扩大试生产的设计文件、工艺文件		30年
6	成果宣传报道材料		10年
7	对外学术交流材料		30年
4	得奖材料、专利材料		30年
5	论文、专著		30年
五、外事类档案归档范围和保管期限表
WS11 综合
1	上级关于外事工作的文件材料		30年
2	学校外事工作规章制度、计划、总结、简报等		30年
3	外事工作统计报表		永久
4	外事工作会议材料		30年
WS12 出国（境）
1	上级对出国（境）人员的有关文件材料		30年
2	国际学术会议论文		30年
3	投寄国外的学术论文		30年
4	出国（境）人员考察、访问材料		30年
5	出国（境）讲学、研究人员有关材料		30年
6	出国（境）进修、留学取得学位及研究成果论文和各类证书（影印件）		永久
7	国际比赛、竞赛		30年
WS13 来校
1	上级邀请、聘请外籍人士的计划、批复和来往函件		30年
2	外国党政官员、各界人士来校参观访问的文件材料		30年
3	外籍教师、专家、学者及友好人士来校讲学的讲稿、教材等材料		永久
4	来校进修、短期培训研究的外籍人士有关材料		30年
5	国际比赛、竞赛		30年
WS14 国际合作与会议
1	中外合作校际交流协议、合同、项目纪要材料、备忘录		永久
2	学校完成的国际合作项目、成果等材料		永久
3	合作项目中国外单位完成项目、成果等材料		30年
4	授予外籍人员名誉称号的材料		永久
5	双方互赠的礼品、纪念品		30年
6	国际会议的有关材料		30年
六、出版类档案归档范围和保管期限表
CB11 综合管理
1	上级有关编辑出版工作的文件		30年
2	上级召开的编辑出版工作会议文件		10年
3	学校编辑出版工作规划、计划、报告、总结、简报和重要会议记录		永久
4	学校编辑出版工作规章制度、统计报表		永久
5	编辑出版部门管理形成的文件材料		10年
CB12～15 出版物项目
1	编辑出版合同、协议书		30年
2	出版请示和批复		30年
3	原稿（含照片、手迹原件）或复制件（退还作者应有原稿签收单）		30年
4	各级审稿单或历次审稿意见与作者的来往信件		30年
5	封面设计图样		10年
6	出版通知单、书刊、音像出版物样品		永久
7	出版发行记录，发稿后的变动情况，稿酬、版税通知单		10年
8	获奖或受查处情况的文件材料		30年
9	有参考价值的读者来信、重要评论		10年
10	再版修改意见		10年
七、仪器设备类档案归档范围和保管期限表
SB11 综合
1	上级有关仪器、设备的政策、业务管理工作文件		30年
2	学校仪器、设备管理的规章制度		30年
3	设备工作计划、报告、总结、调查材料		30年
4	学校仪器、设备购置计划、报告及经费分配方案		30年
5	学校仪器、设备移交清册及设备仪器报废、调拨报告和批复		30年
6	学校有关仪器、设备业务工作的综合性统计材料		30年
SB12 仪器设备项目
1	申购报告、计划、论证报告（论证会文件、记录等）		30年
2	上级或主管领导批复和准购批示		30年
3	定购合同（复印件）和会谈纪要、记录等		30年
4	进口设备过程中有关的技术商务文件		30年
5	开箱记录及装箱单		30年
6	安装、调试记录和双方签字移交文件、保修单		30年
7	验收报告及文件材料		30年
8	索赔来往函件及结果文件		30年
9	设备说明书及全套随机文件材料		与设备共存
10	使用、检修、故障事故记录（设备履历书）		与设备共存
11	重大事故的调查分析及处理意见		与设备共存
12	技术改造和开发过程中形成的技术文件材料		与设备共存

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2.8.2.2归档时间

2.8.2.3归档要求

2.8.3档案管理

2.8.3.1档案利用、借阅办法

2.8.3.2档案鉴定、销毁办法

2.8.3.3档案室安全保密守则

2.8.3.4档案室库房管理及消防制度

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